Milano – 7 dicembre 2008: si è tenuta l’ultima tappa del Roadshow organizzato da Assintel per la divulgazione dell’impresa paperless: gestione digitale dei documenti (dalla firma digitale alla fatturazione elettronica). In poche parole: sostituire la stampa e l’archiviazione del documento cartaceo con un’appropriata gestione digitale. Il perché è presto detto: il primo relatore, Antonio Romano (GVP Sud Europa & GM Italia), snocciola una serie impressionante di dati relativi al consumo di carta in Italia:

• 1,2 milioni di tonnellate di carta consumate negli uffici pari a circa 240 milioni di pagine (Fonte Ceris-CNR)
• crescita del consumo di carta dal 1991 al 2000 del 41% e previsione sul periodo 2000-2013 del 31% (Fonte FAO)

Di questa massiccia produzione solo il 10% è destinato alla lunga durata e a scopi editoriali; il restante viene usato una sola volta e poi buttato.
(Dati riportati sul materiale del convegno*)

L’era digitale non ha diminuito l’uso della carta. Al contrario, la dematerializzazione dei contenuti aumenta l’insicurezza sulla perdita dei dati: paura che spinge alla stampa anche quando non è strettamente necessario. Quali le conseguenze di questo atteggiamento? Pensiamo prima di tutto ai costi necessari per sostenere l’attuale modalità di gestione documentale: spazio dedicato agli archivi, toner e carta, attrezzature (scaffali, armadi, faldoni e via dicendo), assicurazioni, stampanti e fotocopiatrici (compresa la loro manutenzione). Senza parlare del tempo uomo dedicato alle operazioni di archiviazione: una ricerca del Gartner Group ha stimato che per ogni singolo documento un’azienda spende fino a 7 euro in procedure di gestione (fonte: Archivist per Studio di Consulenza Dellacasa).

Cosa serve, al contrario, ad un ufficio Paperless? Firma digitale, Posta certificata, software e consulenza per la gestione documentale e per l’archiviazione sostitutiva (se volete recuperare il vecchio archivio allora serve anche uno scanner. Escludendo l’ultima voce (alcune interessanti offerte si sono presentate al RoadShow*: Top Consult, Bennati, DataEase e Kartha) di cui è difficile fare una stima visto la differenza delle proposte commerciali, stiamo parlando di 40 € per attivare la prima volta la Business Key (70 successivamente) e 49 € l’anno per la Legalmail, strumento in grado di sostituire la raccomandata semplice, entrambi prodotti Infocert. Un comodo esercizio di stile: fare un collecting di tutte le fatture relative alle voci di costo citate e da qui partire per verificare quanto si può risparmiare (soprattutto nel medio e lungo periodo) con la gestione digitale.

Parliamo di persone: in periodi critici come l’attuale è difficile pensare tranquillamente ad espandere il personale, anche se ce n’è bisogno: l’alternativa può essere di alleggerire alcune figure di compiti poco strategici e assolutamente automatizzabili per riconvertirle verso attività più utili all’azienda. Stesso dicasi per muri, intere stanze o capannoni dedicati all’archivio cartaceo.

La scelta digitale è altamente strategica perché può abbattere costi, permettere la riqualificazione di persone e spazi e impattare positivamente sull’ambiente. La digitalizzazione dei documenti, poi, può avere un’azione snellente anche per parole ed estensione dei documenti: scrivere meno e meglio può aiutare nella lettura ed evitare l’impulso alla stampa.

* Potete scaricare i documenti del convegno direttamente dal sito di Assintel, previa libera registrazione alla community.

Argomento: In azienda, Riconversione, Sperimentazioni | Commenta